Blogi

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 8: Ota huomioon sopimusneuvotteluissa

Maanantai 22.10.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgVain harva kehityshanke voidaan toteuttaa ilman sopimuksia. Usein sopimus IT-palvelutalon kanssa on keskeisessä osassa kehityshankkeen toteutusta.

Sopimusneuvotteluissa kaksi osapuolta on eripuolilla pöytää. Asiakas ostaa palveluja ja tuotteita sekä toimittaja myy palveluja ja tuotteita. Kolmantena osapuolena voi olla asiakkaan valintakonsultti tai projektinomistajan/johtajan mentori. Mitä pienemmästä asiakasyrityksestä on kysymys, sitä harvemmin tällaiset sopimusneuvottelut tulevat vastaan ja sitä fiksumpaa on käyttää apuna ulkopuolista auttajaa. Itse olen toiminut tällaisena apuna useita kertoja.

Sopimusneuvottelutilanteessa - niin kuin koko kehitysprojektissa - IT-toimittaja pitää perustellusti asiakasta oman liiketoimintansa ja toimintaympäristönsä asiantuntijana. Näin tietysti onkin, joskaan läheskään aina asiakkaan edustajat eivät tunne edustamaansa yritystä läpikotaisin, eikä sitä, miten yritystä aiotaan tai voisi tulevaisuudessa kehittää.

Vastaavasti asiakas pitää IT-toimittajaa tarjoamiensa tuotteiden ja palvelujen asiantuntijoina. Näinkään ei aina ole. Asiantuntemusta on monen tasoista ja totuus tasosta voi joskus olla aika karu. Joka tapauksessa nämä ovat lähtöasetelmat ja niissä esiintyvät epävarmuudet luovat pohjaa sopimusneuvottelujen ja sopimuksen täytäntöönpanon ongelmille.

Sopimusehdotus, josta neuvotteluissa keskustellaan, on useimmiten toimittajan laatima. Se on tehty toimittajan näkökulmasta. Asiakas ja asiakkaan tilanne on sopimuksessa kuvattu staattisena ikään kuin asiakas ei kehittyisi tai muuttuisi mitenkään sopimuksen soveltamisperiodin aikana. Kun ottaa huomioon, että sopimusnivaskaan kuuluu varsin pitkällä tähtäimellä sovellettavia osia, kuten tuki- ja ylläpitosopimuksia, kysymyksessä on puute.

Se, mitä sopimus aina sisältää, on saman tien hankittavien tuotteiden ja palvelujen hinnat ja ylläpitomaksut. Joskus ylläpitomaksuja ja lisähankintojen hintoja on sidottu tai jäädytetty joitakin vuosia eteenpäin. Harvemmin on otettu huomioon, että asiakas voi joutua supistamaan toimintaansa tai myymään osiaan pois. Kuitenkin nämä ovat aivan normaalia yritystoimintaa.

Yrityksen osan, etenkin tytäryhtiön, myyminen on tietojärjestelmien käyttöoikeuslisenssien ja sopimusten näkökulmasta vaarallista puuhaa, ellei asioita ole otettu huomioon jo sopimuksia neuvoteltaessa. Nimittäin, kun tytäryhtiö myydään, on se saman tien käyttöoikeuslisenssien osalta sopimuksettomassa tilassa. Tietojärjestelmiä ei saa käyttää ja usein yrityskauppa on sovittu ostajan kanssa siten, että liiketoiminta jatkuu saumattomasti omistajanvaihdoksesta huolimatta.

Ongelma on ratkaistavissa kahdella tapaa. Toisessa asiakas sopii IT-palvelutalon (ja sen päämiesten) kanssa ennen yrityskauppaa väliaikaisesta käytöstä. Tämä edellyttää IT-palvelutalon edustajien sisällyttämistä sisäpiiriin ja pahimmillaan kymmeniä neuvotteluja lyhyessä ajassa ja lähtöasetelma asiakkaan puolelta on huono. Tämäkin kuuluu valitettavasti koettujen asioiden piiriin.

Toinen tapa on sopia jo alkuperäisiä sopimuksia tehtäessä väliaikaisen käytön periaatteista ja hinnoista. Tällä vältetään vähintään sopimuksettomaan tilaan joutuminen, kiireiset neuvottelut ennen yrityskauppaa ja parhaassa tapauksessa mahdollistetaan ilman lisäneuvotteluja ja -sopimuksia yrityskaupan toimeenpano. Tällaisia erikoisehtoja olen päässyt neuvottelemaan muutaman asiakkaan sopimuksiin ja ainakin yksi raportoi, että tuleva yritysjärjestely helpottui olennaisesti, kun se oli alunperinkin otettu huomioon sopimuksia laadittaessa.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, sopimusneuvottelu

Varo nykajan oravannahkakauppaa

Perjantai 13.3.2015 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Projektitoiminnan kehittäminen on aina ajankohtaista. Tästä on todisteena Onnistunut projekti 2015- tapahtuma. Joudumme sulkemaan ilmoittautumisen, koska sadan osallistujan raja, joka on myös tilojen kapasiteetti, tuli nopeasti vastaan.

Lue lisää »

Avainsanat: vastaosto, sopimusneuvottelu, tietojärjestelmä, kehitysprojekti.ammattimentorointi