Blogi

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 19: Kuinka pitkälle pääsee vakiotoiminnallisuuksilla?

Maanantai 25.3.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Lentonäytökset ovat ruokailun suhteen vaativa paikka. Kaikille katsojille kun tuppaa tulemaan yhtä aikaa nälkä ja myyntipisteitä on rajallinen määrä. Olen ottanut periaatteekseni tilata näissä karkeloissa sellaiselta myyntipisteeltä, jossa on lyhyin jono. Useimmiten olen Suomessa syönyt silloin paistettuja muikkuja, Englannissa kuitenkin jotain perinteisiä piiraita.

Asia tuli vastaan hiljattain, kun minulla oli hetki aikaa käydä syömässä McDonaldsin perheravintolassa. Edessä oli jonoa ja totesin nopeasti, että tilauspisteen yläpuolisista aterioista minulle riittää triplajuustoateria, koska en ollut hirveän nälkäinen.

Hieman ennen tilaamaan pääsyä huomasin pienemmästä taulusta, että tarjolla on myös pelkkiä juustohampurilais- ja tuplajuustohampurilaisaterioita. Huomasin myös, että minua edellä ollut tilasi triplajuuston, eikä saanut sitä mukaansa. Eli sitä tilattiin enemmän kuin keittiö ehti tehdä. Niinpä kokeilin onneani ja tilasin tuplajuustoaterian. Sen sain heti, se maksoi hiukan vähemmän ja oli aivan riittävä senhetkisiin tarpeisiini.

Tietojärjestelmäprojektien osalta asia on sama: sen sijaan, että vertailemme tarjokkaita tarpeisiimme (ja teemme kaikenlaisia gappianalyysejä), meidän tulisikin miettiä, minkä perusratkaisun kanssa voimme elää ilman muutoksia tietojärjestelmiin. Silloinkin tarvitaan vertailua, nimittäin sen suhteen, mitä (liike)toiminnassa pitää muuttaa, että tietojärjestelmä palvelisi sitä mahdollisimman hyvin tai ainakin riittävästi.

Tällaisessa ajattelussa räätälöinnit kohdistetaan vain viranomaisvaatimusten täyttämiseen ja aidon kilpailuedun tuovien asioiden mahdollistamiseen. Tämä on tyystin erilainen kuin se tie, millä normaalisti kuljetaan. IT-palvelutalojen veressä on gappianalyysien tekeminen - he ovat niin tottuneet niihin, ettei tällaisten liiketoiminan muutosanalyysien tarjoaminen ole heti edes kakkosena listalla.

Onnistunut Projekti 2019 -tapahtuma järjestetään keskiviikkona 6.11.2019 klo 9.30-12.00 Teknologia 19 -messujen ICT-lavalla.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö,

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 18: Tee se, mitä olet tekemässä

Tiistai 12.2.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Avokonttori_720x405.jpg

31.8.1999 myöhään illalla Buenos Airesista Caracasiin suunnannut Boeing 737 -kone ei koskaan päässyt ilmaan. Se päätyi kiitoradan jatkeelle ja tuhoutui lähes täysin. Niin kuin lento-onnettomuuksissa yleensäkin, syitä oli monia. Lentoemäntä kävi juttelemassa ohjaamomiehistön kanssa juuri lentoonlähdön tarkistuslistaa läpikäytäessä ja niin yksi kriittinen asia jäi tarkistamatta: laskusiivekkeet, jotka on otettava ulos myös nousussa, jäivät sisään.

Joskus käy niin, että luulet lähettäneesi viestin, jota vastaanottaja ei ole saanut. Kun viestiä ei löydy lähetettyjen kansiosta, mutta tiedät kirjoittaneesi viestin, saattaa olla, että jokin häiritsi keskittymistäsi ja niin lähetä-nappi jäi painamatta. Viesti löytyy luonnoksista tai ei mistään.

Tavaroita löytyy kummallisista paikoista, jonne olet laskenut ne väliaikaisesti. Dokumentteihin jää kesken jääneitä virkkeitä, joista ei saa kiinni, mitä niitä kirjoittaessaan on ajatellut. Kesken jäänyt blogikirjoitus on mennyt mustaan aukkoon, kun unohdit tallentaa ennen istunnon aikakatkaisua. Alkavaa dementiaa? Ehkä. Mutta usein kysymys on siitä, että tekeminen keskeytyy.

Sille voi vain vähän, että joku toinen keskeyttää sinut ollessasi tekemässä jotain tarkkuutta vaativaa. Avokonttorissa kuulokkeiden päässä pitämisen pitäisi olla tällaisesta merkki, vaan ei kuulemma tehoa ainakaan aina. Joillakin on otsaa tulla jopa keskeyttämään puhelu. Vaan keskeytyksiä syntyy myös omaehtoisesti. Kiinnitämme huomiomme muuhun, kun tulee saapuneesta viestistä ilmoittava merkkiääni, posti kolahtaa postiluukusta tai vauva alkaa itkeä - tai radiosta tulevaan musiikkiin on sotkeutunut ääniä, jotka aivot reagoivat hälytysääneksi.

Eri ihmiset pystyvät keskittymään eri tavoin. Yksilölliseen keskittymiskykyyn vaikuttaa myös kulloinenkin energiataso. Itselläni vaihtelu on suurta. Joskus minua häiritsee pienetkin asiat, joskus ei mikään.

Keskeytyksen riskiä voi pienentää lyhentämällä tehtäviä. Esimerkiksi tämän blogikirjoituksen kykenen kirjoittamaan (yleensä) kerralla, kirjaa en - en edes yhtä kirjan lukua. Keskeytyksen riskiä voi vähentää myös yhteisön pelisääntöjä kehittämällä. Annetaan toisen nyt ainakin kirjoittaa virke loppuun ennen keskeytystä!

Keskeytyksen seurauksia voimme puolestamme vähentää tallentamalla työmme aina lopuksi. Kirjaa kirjoittaessani tai taittaessani aloitan päivän tekemällä dokumentista aina uuden, sille päivälle päivätyn version.

Säälin niitä, jotka eivät ole luotuja avokonttorielämään, mutta joutuvat siellä tekemään töitä.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö,

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 17: Pari hyödyllistä kirjaa

Tiistai 5.2.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Joululomat on vietetty ja siinä meni seuraavaa blogikirjoitusta miettiessä koko tammikuukin! Mutta aloillaan ei ole oltu, nimittän on julkistettu kaksi projektien onnistumiseen liittyvää teosta.

Yksi projektien epäonnistumistekijä on se, että tekijät eivät tunne asiakkaan toimintaympäristöä. Mitään mittaustietoa siitä, kuinka usein tämä on johtanut projektin epäonnistumisen polulle, ei ole. Mutta viitteitä on siitä, että erilaiset väärinymmärrykset - suoranaisen ylimielisyyden lisäksi - ovat aiheuttaneet ylimääräistä resurssien kulutusta ja sitä kautta altistaneet projektin epäonnistumiselle. Jos puuttuu yhteinen ymmärrys toimintaympäristöstä ja terminologiasta, aikaa ja rahaa palaa hukkaan.

9789527044421.jpgTämä on ratkaistu Timo Jokelan uraa uurtavassa teoksessa Kohdemaailma-analyysi - Syvälliseen asiakasymmärrykseen heti kehityshankkeen alussa. Kirjassa kuvataan miellekarttoihin (Mind Map) perustuva menetelmä, jolla asiakkaan toimintaympäristö kuvataan yleensä noin kolmen päivän ponnistuksella niin, että syntyy yhteinen ymmärrys sekä asiakkaalle että kehittäjille.

Kyse ei ole uudesta speksausmenetelmästä. Kohdemaailma-analyysillä ei selvitetä kehitystarpeita tai uuden tietojärjestelmän vaatimuksia, vaan se, millaisessa maailmassa asiakas elää. Millainen hänen toimintaympäristönsä on. Kun tästä syntyy ymmärrys, kehitystarpeiden ja tietojärjestelmien ominaisuuksien speksaaminen on askeleen pari helpompaa.

Lue lisää Kohdemaailma-analyysi-kirjasta

9789527044391.jpgToinen kirja - tai oikeammin kirjanen - jolla uskon olevan merkitystä projektien onnistumisen kanssa, on kirjoittamani teos Business Case - perustele projektisi hyvin. Latasin kirjaan kaiken relevantin kustannuslaskentakokemukseni ja investointiehdotusten teko-osaamiseni ja kirjoitin kirjan siitä, mitä hyvä business case eli projektin perustelu sisältää ja mitkä ovat parhaat tuntemani käytännöt.

Business Case -kirja nousi Ketterät Kirjat Oy:n vuoden 2019 myydyimmäksi teokseksi jo ennen julkistuspäivää 18.1.2019 ja on pysynyt asemassaan toistaiseksi. Lue lisää Business Case -kirjasta.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, kohdemaailma-analyysi, business case, projektin perustelu

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 16: Se kaikkein vaikein taitolentoliike

Maanantai 17.12.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

9789527044322.jpgSuomen kokeneimpiin lentäjiin kuuluva Lento-onnettomuudet lentoturvallisuuden kehittäjinä -kirjan kirjoittaja Jari Rinne on on leikkisästi arvuutellut, mikä on lentäjälle kaikkein vaikein taitolentoliike.

Se on kuulemma U-käännös. Lentoonlähdön jälkeen paluu lähtöpaikkaan. Lennon keskeyttäminen.

Sama pätee projektitoimintaan. Keskeytetty projekti on The Standish Groupinkin mukaan epäonnistunut projekti ja epäonnistuminen on se mitä projektihenkilöstö eniten pelkää.

En tiedä mistä johtuu - geeneistä, kotikasvatuksesta vai muista ympäristötekijöistä - mutta pelkäämme epäonnistumista välillä niin paljon, että onnistumiselle ei jää paljoa tilaa.

Joillakin on sellainen käsitys, että ongelmat poistuvat kunhan projekti saadaan käyntiin tai lentokone ilmaan. Ja kun projekti on saatu käyntiin, sitä ei parane keskeyttää, koska hankkeeseen on laitettu niin ja niin paljon rahaa. Vaikka projekti menisi kohti täydellistä tuhoa, yritetään hukattuja rahoja pelastaa heittämällä hyvää rahaa huonon perään.

Itse olen purkanut tuota problematiikkaa jo loppuunmyydyssä Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? -kirjassa Business Caseen kuuluvan hyöty-kustannusanalyysin kautta, tässä se tiivistettynä:

  • Tutkitaan, ylittävätkö hyödyt projektin kokonaiskustannukset siinä tapauksessa, että projektia jatketaan. Jos ei,
  • tutkitaan, ylittävätkö hyödyt projektin jäljellä olevat kustannukset siinä tapauksessa, että projektia jatketaan.

Jos ensimmäinen ehto täyttyy, hyvä. Jos jälkimmäinen täyttyy, projektia kannattaa jatkaa, jos lopputulos on organisaatiolle kriittisen tärkeä. Jos jälkimmäinen ei täyty, projekti on keskeytettävä heti. Sen lisäksi, että menneet rahat katsotaan kokonaan hukkaan joutuneiksi, tappiot ovat kasvamassa uudenkin rahoituksen myötä. Parasta on silloin lopettaa koko juttu ja alkaa miettiä paremmin tuottavia projekteja rahoille.

Tämän kirjoituksen myötä kirjoittaja toivottaa kaikille Hyvää Joulua ja Vieläkin Parempaa Uutta Vuotta 2019! Kirjoitussarja jatkuu vuoden 2019 puolella.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 15: Tarkistuslistat

Maanantai 10.12.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Kävin kolmisen vuotta sitten kaksikin kertaa polvileikkauksessa. Operaatiossa leikattiin tähystyksellä vasemman polven nivelkierukkaa. Operaation mennessä minulta varmistettiin moneen kertaan, että kysymyksessä oli nimenomaan vasen polvi. Siihen piirrettiin tussilla jopa nuoli. Kysyinkin sitten henkilöltä, joka saattoi minut leikkaussaliin, että kuinka monesti he olivat leikanneet väärän polven. Kuulemma sellaista ei ollut hänen 25-vuotisella urallaan tapahtunut kertaakaan.

Itse leikkaussalissa käytiin läpi tarkistuslista. Se ei ollut kovin pitkä ja kysymyksiin vastattiin nopeasti. Mutta tarkistuslista ainakin käytiin läpi.

9789527044322.jpgLentokonetyyppikohtaiset tarkistuslistat ovat lentämisen nykypäivää, oli kyseessä sitten pienkoneet, matkustajakoneet tai sotilaskoneet. Jokainen lentäjä tietää, että lentoturvallisuuden toteutuminen on kiinni siitä, että yhdessä sen vaarallisimmista vaiheista, lentoonlähdössä, kaikki on kunnossa.

Eräässä lento-onnettomuudessa kauan sitten kävi niin, että lentokone ei yksinkertaisesti noussut ilmaan. Jostain syystä lähtökiitoa ei keskeytetty ajoissa, jolloin kone ajoi kentän päädystä läpi ja osui kaasunjakeluasemaan (!) pahoin seurauksin. Ihme kyllä, muutamat matkustajat selvisivät hengissä.

Koneen jäänteitä tutkittaessa selvisi, että laskusiivekkeet olivat olleet sisällä, vaikka niiden pitäisi olla ulkona riittävän nostovoiman saamiseksi lentoonlähdössä. Ohjaamon äänitallentimesta selvisi, että tarkistuslistan läpikäynnin aikana ohjaamossa kävi lentoemäntä juttelemassa illan ohjelmasta. Kun häiriön jälkeen tarkistuslistan läpikäynti jatkui, yksi kohta jäi välistä. Laskusiivekkeet.

Ohjaamossa oli myös järjestelmä, joka varoitti siitä, että laskusiivekkeet olivat sisällä. Äänimerkkiä ihmeteltiin, mutta sen merkitystä ei tajuttu, jolloin korjaavat toimenpiteet jäivät tekemättä. Oli niin kiire ilmaan, että jäi varmistamatta, että ilmaannousu onnistuu.

Olen itse kehitellyt kehityshankkeita varten tarkistuslistoja. Yksi niistä on jopa otettu Projecttop-ohjelmistoon mukaan. Mutta kehityshankkeita on kovin erilaisia - niinkuin lentokoneitakin - joten yleistä "patenttiratkaisua" on vaikea tehdä. Jokaisen projektin kannattaisi tehdä itselleen tarkistuslista, jossa varmistettaisiin projektien menestystekijöiden olemassaolo vaikka joka viikko.

Jos omaa tarkistuslistaa ei ole, kannattaa turvautua ulkopuolisiin konsultteihin ja heidän tarkistuslistoihinsa, kokemuksiinsa ja ulkopuoliseen näkemykseensä.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 14: Terminologia

Maanantai 3.12.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

9789527044322.jpgViikko sitten julkaistussa blogikirjoituksessa kerroin tuhoisan, Teneriffalla 27.3.1977 tapahtuneen lento-onnettomuuden opiksi otettavista asioista ja tänään jatkan saman onnettomuuden tiimoilta.

Tuota 583 ihmishenkeä vaatinutta lento-onnettomuutta tutkittaessa huomattiin ongelmia viestinnässä. Käytettiin epävirallisia ilmaisuja, jolloin syntyi väärinkäsityksiä. Lentoliikenteessä, joka on kansainvälistä toimintaa, yksikäsitteisten fraasien käyttäminen on tärkeää varsinkin, kun kaikkien englanninkielen taito ei ole korkealla tasolla.

Edellisessä kirjoituksessa kerroin tapauksesta, jossa huomasin keskustelijoiden päässeen kuviteltuun yhteisymmärrykseen, koska he puhuivat eri asioista. Se on täysin mahdollista, koska samalla termillä voidaan useinkin tarkoittaa useita asioita, ellei terminologiaa ole määritelty.

Esimerkkejä tulee vastaan joka päivä. Mieleeni on jäänyt, kuinka oikoradan suunnitteluvaiheessa käytettiin sanontaa "tontti, jolla sijaitsee kiinteistö", jolla tarkoitettiin "kiinteistöä, jolla sijaitsee rakennus". Kiinteistöihmisillä on kiinteistö-sanalle eri merkitys kuin maankäyttöihmisillä.

Terveyskeskuksessa oli eräässä ovessa lappu, jossa kirjoitettiin "vaippatilauksien vastaanottamisesta". Kontekstistä päättelin, että kysymys oli terminologiavirheestä ja tekstillä tarkoitettiin tilattujen vaippaerien toimitusten vastaanottamisesta. Tilaus ja toimitus samoinkuin tarjous ja tarjouspyyntö menevät usein sekaisin. Esimerkiksi tietojärjestelmää rakennettaessa tällaisten termien sisällön tulee kuitenkin olla yksiselitteinen.

Yhteinen terminologia parantaa projektien onnistumisen todennäköisyyttä sekä substanssi- että projektiterminologian osalta. Projektitoiminnan osalta yhteinen terminologia on helpompi saavuttaa, substanssin (vaikkapa tietyn toimialan liiketoiminta) osalta tilanne vaihtelee.

Pidän terminologiaa tärkeänä. Se on osa organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Yhteistä terminologiaa on hyvä määritellä, testata ja jalkauttaa projektien yhteydessä ja muutenkin. Mutta erillisten sanasto- eli terminologiaprojektien ennuste on huono. Ne hyvin helposti keskeytetään turhaan resursseja vievänä "hömpötyksenä".

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 13: Epätasa-arvo on riskitekijä

Maanantai 26.11.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

9789527044322.jpgKun olen nyt ottanut esille lento-onnettomuuksiin liittyviä oppeja, joita hyödyntämällä lentoturvallisuus on saatu nostettua nykyiselle korkealle tasolle, otan tässä ja ehkäpä myös seuraavassa blogikirjoituksessa vielä pari asiaa, joissa projektitoiminta voisi ottaa oppia lentämisestä ja CRM:stä (Cockpit Resource Management).

Asiat tulivat vastaan kustantaessani Jari Rinteen kirjan Lento-onnettomuudet lentoturvallisuuden kehittäjinä.

Kun KLM:n Boeing 747 -koneen kapteeni Jacob Veldhuyzen van Zanten päätti aloittaa lähtökiidon sumuiselta Los Rodeosin lentokentältä Teneriffan saarelta lyhyelle lennolle Las Palmasin lentokentälle 27.3.1977, hän toimi itsevaltiaan tavoin. Hetken kuluttua vastaan tuli kiitoradalla rullaava Pan-Amin samantyyppinen matkustajakone, eikä KLM:n kapteenin viime hetken yritys nostaa kone ilmaan onnistunut. Lopputuloksena koneet törmäsivät ja syntyi historian pahin lento-onnettomuus, jossa 583 ihmistä menehtyi.

Syitä onnettomuuteen on monia. Yksi niistä on ohjaamotyöskentely. Tuon aikaista auktoriteettijärjestystä voi kuvata sanomalla, että kapteeni oli kuin "jumalasta seuraava" ja perämies kuin "välttämätön paha". Lisäksi juuri tuon koneen ohjaamossa arvoero oli suurin mahdollinen, sillä kapteeni oli tarkastuslentäjänä hyväksynyt perämiehen perämieskelpuutuksen vain kaksi kuukautta aikaisemmin. Lisäksi kapteeni Jacob Veldhuyzen van Zanten oli KLM:n mainoksissa esiintyvä "kiiltokuvapoika". Firman ykköskuski.

Jari Rinne kirjoittaa: "Esimiehen toimiin puuttuminen on aina riski. Pahimmillaan puuttuja saa kovin huonon maineen yhteistoimintaan kyvyttömänä henkilönä, eikä ole vaikea päätellä, kenellä tällöin on huonot mahdollisuudet edetä urallaan ja toisaalta, kuka lähtee työttömäksi kaikkein helpoiten. Tämä problematiikka säilyy niin kauan kuin ihmisetkin, eikä helppoa ratkaisua ole. Lentämisen osalta ratkaisu on kuitenkin aivan välttämätön ja pakollinen. Muutoin kuolee ihmisiä – jo saman syyn vuoksi kuolleiden lisäksi – edelleen aivan turhan vuoksi."

Ohjaamon äänitallentimen mukaan sekä perämies että lentomekaanikko yrittivät kyseenalaistaa epäselvässä tilanteessa kiitotien vapaanolemisen. Kapteeni kuului kuitenkin sen ajan "erehtymättömiin" ja aloitti lähtökiidon tulkittuaan saaneensa lennonjohdolta lähtöluvan. Häneltä jäi kahden samalla VHF-radiotaajuudella yhtä aikaa tehdyn viestin vuoksi kuulematta, millaisia ohjeita lennonjohto antoi. Lennonjohtaja sanoi ensin "OK" ja pienen tauon jälkeen: "Odota lentoonlähtöä varten, kutsun uudelleen". OK-kuittaus kuultiin, loppuosaa ei. Asiat tulkittiin väärinpäin.

Useamman kerran minulle on tapahtunut projektitoiminnassa niin, että hälytyskellot alkavat (kuvannollisesti) soida päässäni. Joko niin, että huomaan kahden tai useamman ihmisen pääsevän kuvitteelliseen yksimielisyyteen jostakin asiasta, vaikka ulkopuolisena tajuan heidän puhuneen eri asioista. Tai yksinkertaisesti minulle syntyy tunne, että kaikki asiat eivät ole kunnossa. Syy tunteeseen selviää ennemmin tai myöhemmin. Joskus se on väärä hälytys, useimmiten kuitenkin olen alitajuisesti tajunnut jonkin asian olevan pielessä, mutta en vain ymmärrä, mistä on kysymys.

Jos nykyään liikennelentokoneen miehistöstä kuka tahansa - kapteeni, perämies, lentoemäntä, stuertti tai ihan kuka tahansa - kertoo, että hänen mielestään asiat eivät ole koneessa kunnossa lentoonlähdössä, se keskeytetään ja palataan takaisin seisontapaikalle selvittämään, mikä on vialla.

Tarvitsemme projektitoimintaan samanlaista tasa-arvoisuuden tuomaa avoimuutta. Jotta jokainen uskaltaisi kertoa havaintonsa tai epäilyksensä, ennenkuin tehdään toimenpiteitä, joissa asiat voivat mennä pieleen. Tähän päästään rakentamalla yrityksiin keskustelevaa johtamiskulttuuria.

Rakensimme omakotitaloa 1990-luvun lopulla. Kerran lähdimme keskeneräiseltä taloltamme asuntoomme nukkumaan. Oli myöhäinen ilta ja näimme eräässä rakenteilla olevassa rivitalossa tulipalon klassiset tunnusmerkit. En jäänyt tutkimaan asiaa, vaan soitin palokunnan paikalle. Paljastui, että olivat höyryttämässä alapohjan jäätynyttä maata ja se minkä olin pimeydessä tulkinnut räystään alta tunkevaksi savuksi olikin höyryä. Sainko moitteet väärästä hälytyksestä? En! Palopäällikkö löi minua olkapäälle ja sanoi, että "oikein toimittu!"

Hyvän johtamiskulttuurin rakentaminen ei onnistu helpolla eikä nopeasti. Sitä nopeammin se kuitenkin valmistuu, mitä aikaisemmin sen aloittaa. Mieluummin tänään.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 12: Älä unohda tehdä sitä, mitä olet tekemässä

Keskiviikko 21.11.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

9789527044322.jpgKahdestoista blogi myöhästyi kahdella päivällä, mutta parempi myöhään kuin ei milloinkaan.

Tuolle edelliselle blogikirjoitukselle jatkoksi toinenkin Lento-onnettomuudet lentoturvallisuuden kehittäjinä -kirjan kustannusprosessissa tietoisuuteen tullut kultahippunen.

Eräällä lennolla (Easter Air Lines 401, 29.12.1972) oltiin laskeutumassa Floridaan. Perämies lensi, kapteeni oli vapaana. Lisäksi ohjaamossa oli lentomekaanikko. Laskuteline laskettiin alas, mutta nokkapyörän merkkivalo ei syttynyt. Pääteltiin, että merkkivalo oli rikki. Perämies alkoi vaihtamaan polttimoa ja kun ei voinut sitä tehdessään lentää, kytkettiin autopilotti päälle. Oltiin 600 metrin korkeudessa.

Koko ohjaamomiehistön huomio kiinnittyi ongelmaan. Jossain vaiheessa kapteeni tönäisi tai hipaisi ohjaimia, jolloin autopilotti meni pois päältä, kone lähti loivaan laskuun ja laskeuduttuaan 76 metriä alkoi varoitusignaali. Sitä ei kukaan huomannut, vaan kone törmäsi maahan. Kyydissä olleista 175 ihmisestä 101 menetti henkensä.

Samanlaisia tilanteita tapahtuu maaliikenteessä. Matkapuhelimeen puhuttaessa auton kuljettajan huomio kiinnittyy muualle ja onnettomuusriski kasvaa. Mutta sama voi tapahtua myös vaikka kehitysprojektissa: jonkin ongelman tai häiriötekijän käsittely vie niin paljon aikaa, että varsinainen asia - projektin vieminen eteenpäin hallitusti - häiriintyy tai jopa unohtuu.

Joskus projektin voi keskeyttää, jos ongelma on niin suuri, että vaarantaa projektin onnistumisen. Myös lennon voi keskeyttää. Sitä kutsutaan pakkolaskuksi. Mutta usein projektia ei keskeytetä, vaan sitä jatketaan samalla ongelmia selvitellen ja häiriötekijöitä selvitellen. Häiriötekijä voi olla yhtä hyvin projektin yli-innokas ja vaikutusvaltainen asiakas tai sponsori kuin jokin teknologiafriikki "primadonnakin".

Cockpit Resource Management (CRM) -oppia mukaillen on sovittava, kuka jatkaa projektin johtamista ja ohjaamista, jos vaikka projektinjohtaja keskittyy ongelman selvittelyyn.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 11: Viisas lentäjä etsii aina pakkolaskupaikkaa.

Maanantai 12.11.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto.jpgPuoli vuotta sitten erään kokouksen päätteeksi kysyin vierustoveriltani eräästä projektista. Että kuinka todennäköisenä hän piti sen toteutumista. "Se on 100 %, muuta ei kannata ajatellakkaan!" sanoi hän. Sanoin, että omasta mielestäni todennäköisyys oli alle 50 %.

Jotkut pitävät vaihtoehdottomuutta keinona saavuttaa päämäärä. Kun ei ole "plan B:tä", ei voi turvautua vaihtoehtoisiin suunnitelmiin, vaan on mentävä silmälaput silmillä sen ainoan suunnitelman mukaisesti.

Tämän tyyppistä ajattelua edustaa suuri strategi Sun Tzukin: "Heitä joukot tilanteeseen, josta ei ole ulospääsyä, niin ne ennemmin kuolevat kuin pakenevat. Jos kuolema on väistämätön, upseerit ja sotilaat antavat kaikkensa". Kyse on kuitenkin taistelun voittamisesta, taktiikasta, ei sodan voittamisesta ja strategiasta. Suurella strategilla oli aina varasuunnitelmia, joita ei upseereille ja sotilaille välttämättä kerrottu.

Kustantaessani Jari Rinteen kirjaa Lento-onnettomuudet lentoturvallisuuden kehittäjinä mieleeni jäi lause "viisas lentäjä etsii aina pakkolaskupaikkaa", jota kirjailija kutsuu yksinkertaisesti vanhaksi toteamukseksi. Se merkitsee sitä, että on koko ajan mielessä paikka, jonne kone lasketaan mahdollisimman turvallisesti, jos lentäminen käy mahdottomaksi.

Kirjailija kutsuu alituista "pakkolaskupaikan etsimistä" turvallisen lentämisen henkiseksi perustaksi. Tehdään kaikki mahdollisimman hyvin, jotta tavoite saavutetaan, samalla kuitenkin koko ajan realistisesti varasuunnitelmaa. Jos kaikki ei menekään niin kuin pitäisi.

Tämä viisaus on vain yksi niistä opeista, jotka kuuluvat kokonaisuuteen, joka lentämisessä tunnetaan kirjainyhdistelmällä CRM, joko Cockpit Resource Management tai Crew Resource Management. Sitä noudattamalla lentoturvallisuus on saatu sille huipputasolle, jossa se nykyään on.

Epäonnistumiset eivät poistu sillä, että ne kielletään. Ei, ne ovat osa elämää, joita ei pidä pelätä. Mutta varautua niihin kannattaa.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö, cockpit resource management, CRM

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 10: Onko projektien aika ohi?

Maanantai 5.11.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgKun projekti epäonnistuu, saattaa mieleen juolahtaa, että epäonnistumisista päästäisiin, jos ei olisi projekteja. Että projekti on se, joka aiheuttaa epäonnistumisen.

Projektitoimintaan liittyy toki paljon ongelmia. Esimerkiksi projektitoiminnan ja muun toiminnan yhteensovittaminen on ongelma, joka esiintyy kaikissa projektoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja yhteisöissä. Mitä tehdään sitten, kun projekti päättyy?

Projektitoiminnan ongelmista huolimatta Kari Leppälä huomautti kirjassaan Projektitoiminnan musta kirja jotenkin siihen tapaan, että projekti on edelleen ylivoimainen tapa valjastaa resurssit tietyn tavoitteen saavuttamiseen. Eli Winston Churchillia mukaillen:

 Kukaan ei väitä, että projekti olisi täydellinen tai kaikkitietävä. Itse asiassa, on sanottu, että projekti on huonoin organisointitapa, ellei mukaan lasketa kaikkia muita organisointitapoja, joita aika ajoin on kokeiltu.

Oman projektitoimistourani aikana tuli vastaan tilanteita, että jotain järjestelmää pyydettiin muuttamaan saatesanoilla "se on pikku juttu, hoitakaa se pois. Älkää nyt siihen mitään projektia perustako..." Se on jo oma juttunsa, että muutoksia systeemeihin halutaan tehtävän jotenkin epävirallisesti "tiskin alta", mutta huolestuttavampaa oli, ettei pyytäjä ymmärtänyt systeemisuunnittelun perusasioita. Muutoksia voi toki tehdä tuosta noin vain, jos ei välitä vaikutuksista kokonaisuuteen.

Ei, kyllä projekti on edelleen voimissaan. Tarvitsemme eri järeyden toimintatapoja pieniin ja suuriin hankkeisiin, ja tarvitsemme vesiputousmalleja tietyntyyppisiin ja ketteriä menetelmiä toisentyyppisiin hankkeisiin. Tarvitsemme pilotointia, pöristimiä, himmeleitä ja systeemejä.

Tarvitsemme myös projektien käynnistämisen tarkistuslistoja ja ulkopuolista auditointia - terveystarkastuksia - hankkeille. Jotta ne saavuttaisivat tavoitteensa aikaa, rahaa ja muita resursseja tuhlaamatta tai tapettaisiin heti, kun huomataan onnistumisten edellytysten menneen.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja. Tämä blogikirjoitus julkaistaan myös hänen verkkosivuillaan www.tuottavaksi.fi/blogi.html.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, projektityö

Onnistumistakin on monenlaista

Tiistai 16.8.2016 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Kehityshankkeiden epäonnistuminen on yleistä. Kirjoittaessani kirjaa Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? päädyin noin 70 prosentin tasoon, sillä pelkästään ERP-projektien budjetit näyttävät ylittyvän 60 prosentissa projekteista.

Tänään olen kuitenkin valmis pohtimaan onnistumisia ja epäonnistumisia useammastakin näkökulmasta.

Lue lisää »

Avainsanat: projekti, projektityö, onnistuminen, epäonnistuminen, kokonaisarkkitehtuuri, liiketoiminta, kollektiivinen itseluottamus

Digitalisaation hyödyt liiketoiminnan käyttöön projekteilla nopeammin

Maanantai 21.3.2016 - Joonas Iivonen, Project-TOP Solutions Oy

Onnistunut projekti -Helsinki sai yleisarvosanan 4.8/5.0! Palaute oli uskomattoman positiivista ja kaikki, lähes sata osallistujaa kokivat, että tapahtuma oli heille hyödyllinen. Lähes epäuskoisena luen pelkästään positiivista palautetta.

Lue lisää »

Avainsanat: projekti, projektityö, digitalisaatio

Digitalisaatio ja yhteistyö projekteissa

Perjantai 4.3.2016 - Joonas Iivonen, Project-TOP Solutions Oy

Henkilökohtainen kontakti, työkalujen helppokäyttöisyys ja tietoturva ovat tärkeimpiä pointteja projektityön digitalisoitumisessa. Ainakin, jos uskomme Onnistunut Projekti 2016 workshoppien yhteenvetoja.

Lue lisää »

Avainsanat: projekti, projektityö, digitalisaatio

Kumpaan suuntaan käy tiesi, kilpailukyky?

Maanantai 11.5.2015 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Sen jälkeen, kun kirjoitimme kirjat Miksi tietojärjestelmäprojekti epäonnistuu? ja Onnistunut tietojärjestelmäprojekti vuosina 2010-2011, on saattanut tuntua siltä, että jäimme lepäämään laakereillemme tietojärjestelmäprojektien onnistumisen suhteen. Näin ei ole onneksi laita.

Lue lisää »

Avainsanat: kehittäminen, kilpailukyky, tuottavuus, tietotekniikka, johtaminen, projektityö, tietotyö, ammattimentorointi

IT-projekti on kuollut. Jäikö kukaan kaipaamaan?

Keskiviikko 4.3.2015 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Olen ilokseni voinut viime aikoina havaita, kuinka liiketoiminnan kehittämistä koskevissa keskustelussa on vihdoinkin päästy irti IT-projekti-käsitteestä. En tiedä, jääkö kukaan moista kaipaamaan.

Lue lisää »

Avainsanat: kehittäminen, tietotekniikka, johtaminen, projektityö, tietotyö, ammattimentorointi

IT-projekti epäonnistuu, koska...

Tiistai 19.3.2013 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Miksi IT-projektit epäonnistuvat? Wakarun Cobit-kurssin vetäjä kysyi tätä luokalliselta innokkaita kurssilaisia elokuussa 2012. Viittasin ja vastasin: "Koska ne ovat IT-projekteja". Oikea vastaus.

Lue lisää »

Avainsanat: onnistuminen, projektityö, IT, kehittäminen, ammattimentorointi

Kokonaisarkkitehtuurityö helpottaa kehitysprojektien läpivientiä

Lauantai 30.6.2012 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät ongelmat ovat osoittautuneet tietojärjestelmäprojektin suurimmaksi yksittäiseksi tekijäksi, sillä CxO Mentor Oy:n tutkimusten mukaan 57 % vaikeuksiin joutuneista projekteista kompastuu arkkitehtuurikysymyksiin.

Lue lisää »

Avainsanat: kokonaisarkkitehtuuri, projektityö, hanke