Blogi

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 4: Älä pelkää epäonnistumisia!

Maanantai 24.9.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgMiten asia sanottiinkaan eräässä televisiossa juuri nyt pyörivässä mainoksessa? Oliko se, että: "hyvät päätökset perustuvat kokemukseen, kokemus kertyy huonoista päätöksistä." Joku toinen on sanonut, että "epäonnistuminen luonnollinen välivaihe pyrittäessä onnistumiseen".

Tavoittelemme onnistumisia, pelkäämme epäonnistumisia. Välillä pelkäämme epäonnistumisia niin, ettei se anna tilaa onnistumisille. Hiljattain julkaistu Mika Sutisen ja Mikko Kuitusen kirja Mahtava moka muistuttaa, että epäonnistunut projekti, jonka juurisyyt tunnetaan ja joita voidaan organisaatiossa käyttää hyväksi, on arvokkaampi kuin sattumalta onnistunut projekti, josta ei ymmärretä, miksi onnistuttiin.

Tietoyhteiskunnan kaksi puolta -kirjassa määrittelin epäonnistumiset kolmeen eri lajiin:

Ratkaisun epäonnistuminen syntyy, kun emme onnistu luomaan sellaista tietoteknistä ratkaisua, joka täyttäisi käyttäjäorganisaation tarpeet. Voi olla, että projektissa yritetään käyttää ei-toimivia teknologioita, teknologiat eivät toimi yhteen tai projektissa ei vain yksinkertaisesti ole riittävästi osaamista. Joskus lopputulos saadaan kyllä toimimaan, mutta sen ylläpito on hankalaa ja kallista.

Projektitekninen epäonnistuminen syntyy, kun kustannukset ylittyvät, aikataulu menee pitkäksi tai suunniteltua toiminnallisuutta jää toimittamatta. Projektin budjetti voi olla täysin väärin arvioitu, projektinhallinnassa voi olla puutteita tai ratkaisun epäonnistuminen nostaa kustannuksia ja vie aikaa.

Liiketoiminnallinen epäonnistuminen syntyy, kun toimitettu tietotekninen kokonaisuus ei täytä tarpeita, on vaikea käyttää, toimitetaan liian myöhään, on vaikea ylläpitää tai yksinkertaisesti kustannukset ylittävät hyödyt. Usein liiketoiminnallisen epäonnistumisen takaa löytyy joko ratkaisun epäonnistuminen tai projektitekninen epäonnistuminen tai molemmat, mutta liiketoiminnallinen epäonnistuminen voi syntyä ilmankin niitä. Esimerkiksi muutosjohtamisen epäonnistuminen voi systätä kehitysprojektin epäonnistuneiden kastiin, vaikka muuten se olisi onnistunut.

Yhä edelleen pitää paikkaansa se näkökohta, että pieni projekti onnistuu todennäköisemmin kuin suuri. Pienessä projektissa suunnitelma ja suunnitelman visualisointi ovat lähempänä toisiaan, jolloin vääriä raiteita on ehditty kulkea vähemmän matkaa kuin suuressa.

Paikkaansa pitää edelleen sekin, että vahingot ovat sitä pienemmät, mitä aikaisemmin ongelmaan puututaan. Epäkohtien sivuuttaminen sillä perusteella, että aika korjaa ongelmat, on väärä tie.

Onnistumiset ovat hieno asia. Melkein yhtä hieno asia on epäonnistuminen, jonka juurisyyt ymmärretään ja opitaan niin, että korjaavat liikkeet on ollut mahdollista tehdä. Onnistumiseksi naamioitu epäonnistuminen ei tuota ymmärrystä ja oppimista synnytä, vaan aiheuttaa epäonnistumisten kierteen.

Siispä: lopetetaan epäonnistumisten piilottelu. Tunnustetaan epäonnistumiset, analysoidaan juurisyyt, opitaan ja parannutaan. Se on ainoa tie jatkuviin onnistumisiin.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, toimintatapamuutos, onnistuminen, epäonnistuminen

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 3: Varaudu muutosjohtamiseen!

Maanantai 17.9.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgLähes poikkeuksetta jokainen kehitysprojekti tuo mukanaan muutoksia. Juuri siksihän kehitysprojekteja viedäänkin läpi, että joku asia muuttuisi!

Toisaalta, kehitysprojektin nimenomainen tarkoitus voi olla muuttaa jokin tai jotkin toimintatavat toiminnan tehostamisen tai vaikkapa laadun parantamisen vuoksi. Jopa ns. tekninen uusimisprojekti johtaa lähes poikkeuksetta muutoksiin.

Toisin päin ajatellen; moni projekti epäonnistuu muutosjohtamisen puutteiden vuoksi. Joko muutosta ei ole johdettu ollenkaan, se ei ole kohdistunut oikeisiin ihmisiin tai se ei ole tehonnut. Jos tekeminen jatkuu uusista toimintatavoista ja järjestelmistä huolimatta kuin ennenkin, seuraukset voivat olla vakavia.

Johtajien joukossa on edelleen liikaa niitä, jotka suhtautuvat liian kevyesti tai jopa väheksyvästi muutosjohtamiseen. Vallalla on ajatusta, että organisaation pitää itse vastata sopeutumisestaan uuteen tilanteeseen. Jossain ideaalitilanteessa näin voi käydäkin, mutta se vaatii keskivertoa valveutuneemman henkilökunnan. Ilman muutoksia ei hyötyjä saavuteta. Keskiverto yritys ei taivu muutoksiin ilman johtamista. Ja johtaminen on johtajien tehtävä.

Kehitysprojektin projektipäällikön valtuudet eivät yleensä riitä liiketoiminnallisten muutosten läpiviemiseen. Olenkin pilaillut, että projektipäällikkö huomaa mandaattinsa pienuuden viimeistään kutsuessaan liiketoiminnan väkeä koulutuksiin. Projektipäällikön osaamisen, auktoriteetin ja hurmauskyvyn varaan muutoksen läpiviemistä ei pidä laskea. Liiketoiminnan johtajien on siitä otettava vastuu.

Olen itsekin kirjoittanut muutosjohtamisesta kaksi kirjaa  Muutosjohtamisen oppaan ja Sano se selvästi! -kirjan, joka opastaa muutosviestinnässä. Olennaista muutoksessa on pitää muutostahto muutosvastarintaa (eli oppimisahdistusta) suurempana ja se kannattaa tehdä vähentämällä muutosvastarintaa psykologisen turvallisuudentunteen lisäämisen keinoin. Lisäksi kannattaa panostaa asioihin, jotka yhtä aikaa lisäävät muutostahtoa ja alentavat muutosvastarintaa. Johdon karismaattisesti esittämä uskottava positiivinen tulevaisuuskuva on yksi sellainen.

Muutosjohtamista ei aina mielletä kehitysprojektin osaksi ja siksi se jää usein osin projektin ulkopuolelle ja yksin liiketoiminnan vastuulle. Ja jää usein tekemättä. Projektin käyttöönottovaiheeseen on saatettu sisällyttää uuden järjestelmän ja uusien toimintatapojen luokkamuotoista kouluttamista, mikä on hyvä alku. Mutta kouluttamista ja harjoittelua tarvitaan monenlaista ja siten kullekin oppijalle sovitettuna, että hän tuntee selviytyvänsä muutoksesta ilman pysyvän tai väliaikaisen osaamattomuuden pelkoa.

Hyvin toteutetulla muutosjohtamisella säästytään vuosien tehottomuusmurheilta. Suosittelen!

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, toimintatapamuutos, muutosjohtaminen

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 2: Mitä ongelmaa ollaankaan ratkaisemassa?

Maanantai 10.9.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgYksi kehitysprojektin epäonnistumiseen johtaneita juurisyitä on se, että ratkaistaan olematon tai väärä ongelma. Hieman kliseisesti, tilanteeseen voidaan joutua esimerkiksi sitä kautta, että karismaattinen myyjä saa myytyä asiakkaalle tietojärjestelmätuotteensa tai hankitaan jokin vain sen takia, että johtajan klubikaverillakin on sellainen.

Koska yrityksen kehittämiseen käytettävissä olevista resursseista on lähes aina niukkuutta, kannattaa miettiä, mitä ongelmaa niillä lähdetään ratkaisemaan. Olematon tai epäolennainen ongelma jaksaa odottaa ratkaisuaan. Paneudutaan todellisiin ongelmiin.

Usein ongelma esitetään ratkaisun kautta. Tarvitaan uusi ERP tai CRM tai asianhallintaohjelmisto tai joku muu. Silloin ei vielä olla ongelman ytimessä. Helposti kuvitellaan, että uusi järjestelmä tai ohjelmisto ratkaisee ongelmat, mitä ne nyt sitten ovat. Ei se niin päin mene.

Huomattavasti lähemmäs ydintä päästään, kun mietitään, mitkä ovat ne (liike)toiminnalliset ongelmat, jotka kipeimmin kaipaavat ratkaisua. Jos nykyinen tapa toimia on väärä, kuvataan se haluttu uusi toimintatapa, joka toteutuessaan olisi nykyistä tehokkaampi, tuottavampi ja/tai laadukkaampi. Esimerkki:

Asiakaspalveluumme tulee toistuvasti soittoja, joissa kysytään toimituksen tilannetta ja toimitusaikaa. Näiden pyyntöjen selvittäminen vie valtavasti aikaa ja häiritsee myös tuotantoa, koska minnekkään ei ole merkitty, missä vaiheessa tuote on suunniteltu otettavaksi työn alle tai missä vaiheessa sen tekeminen tai toimittaminen on.

Siinä ongelma. Uusi haluttu toimintatapa voisi olla vaikkapa:

Uudessa toimintatavassa jokainen tilaus kirjataan tietojärjestelmään ja sen tekeminen ja toimittaminen suunnitellaan ottaen huomioon asiakkaan kanssa sovitut päivämäärät, tuotannon kapasiteetit ja muiden asiakkaiden tilaukset. Kun tekeminen aloitetaan, se merkitään ylös samoin kuin eri työvaiheiden valmistumiset. Myös toimittaminen suunnitellaan ja dokumentoidaan samaan tapaan.

Tuotannon lisäksi myynnin ja asiakaspalvelun pitää päästä näkemään tiedot. Järjestelmän tulisi hälyyttää, jos asiakaslupauksissa ei tulla pysymään tai myyjältä tai asiakaspalvelijalta tarvitaan toimenpiteitä. Se voisi myös automaattisesti kertoa asiakkaalle esimerkiksi sähköpostiviestillä, missä vaiheessa asiakkaan tilauksen toimittaminen on.

Esitetyt uudet toimintatavat kannattaa koeponnistaa. Onko uusi toimintatapa tehokas? Kuinka paljon se on tehokkaampi kuin nykyinen? Onko toimialoja, joissa samanlainen ongelma on ratkaistu tehokkaalla tavalla? Jos on, miten?

Olisi hyvä, jos onnistuttaisiin löytämään useampi toisistaan poikkeava tapa ratkaista tuo liiketoiminnallinen tarve. Jos ollaan liikkeellä vain yhdellä konseptilla, jokin sitä parempi tai lupaavampi vaihtoehto on todennäköisesti jäänyt huomaamatta.

Siksi rohkaisenkin kaikkia miettimään, mikä se oikea ratkaistava ongelma tai täytettävä tarve on ja kehittämään siihen useamman kuin yhden potentiaalisen ratkaisun, konseptin.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, technology transfer

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 1: Strategian toteuttaminen vaatii kehitysponnistuksia

Tiistai 4.9.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

rm_200_vaihtoehto2.jpgUseimmat yritykset ja monet yhdistyksetkin tekevät itselleen strategian. Sen tarkoitus on johdattaa yhteisö nykytilasta uuteen, parempaan tavoitetilaan rajallisen ajanjakson aikana.

Strategian tekeminen koetaan suureksi ponnistukseksi. Joskus se runnotaan läpi pienen joukon voimin viikonlopun aikana lappilaisessa kelomökissä, joskus pitkän ajan kuluessa henkilöstöä laajasti osallistaen. Lopuksi huokaistaan syvään, kun strategia on saatu valmiiksi.

Kun strategia on saatu valmiiksi, ollaan oikeastaan vasta lähtökuopissa. Tiedetään, mitä suunnilleen pitää saada aikaiseksi ja missä ajassa. Mitään ei kuitenkaan ole vielä tehty. Riippuen kuinka suurella porukalla strategia on tehty, strategiaan sitoutettuja voi olla yksi, muutama tai useampia.

Strategia ei jalkaudu itsestään. Joukkueellinen varusmiehiä kyllä jalkautuu traktorin lavalta, mutta strategia ei ole elävä olento eikä tee itsekseen mitään. Paitsi ehkä kerää vaakasuoraan asentoon jätettynä pölyä.

Strategia on siis jalkautettava. Olennainen osa jalkauttamista on, että tunnistetut muutostarpeet muutetaan kehitysponnistuksiksi, jotka voivat olla suuria hankkeita, pienempiä projekteja tai vielä pienempiä toimenpiteitä. Itsekseen muutokset eivät synny. Projektit ovat osa strategian toteuttamista. Olennainen osa sitä, minkä mukaan johtajien onnistumiset mitataan.

Jokainen kehitysprojekti toteuttaa jonkin tai jotkin muutokset. Yleensä kehitysprojekti kykenee tuottamaan uuden toimintatavan mukaisen uuden järjestelmän tai tarvittavan muutoksen olemassaolevaan järjestelmään ja jopa ottamaan sen käyttöön. Silti toimintatapojen käytännön tason muuttaminen ja siihen liittyvä muutosjohtaminen on (liike)toiminnan johtajien ja esimiesten, ei projektiorganisaation tehtävä. Johtajien ja esimiesten on osattava elää tulosten kanssa senkin jälkeen, kun projekti on päättynyt.

Tietotekniikka on tällä hetkellä voimakkaimmin yhteiskuntaa ja yritystoimintaa muuttava tekijä. Monet kehitysprojektit ovat ohjelmistoprojekteja tai tietojärjestelmien käyttöönottoprojekteja. Tiedän, että IT ja digitalisaatio pelottavat monia johtajia. Rohkaisen silti ottamaan vastuuta myös tietotekniikkapitoisista kehityshankkeista ja erityisesti niihin liittyvästä muutosjohtamisesta, sillä niissä on yrityksen tulevaisuus.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, strategia

Digitalisaation hyödyt liiketoiminnan käyttöön projekteilla nopeammin

Maanantai 21.3.2016 - Joonas Iivonen, Project-TOP Solutions Oy

Onnistunut projekti -Helsinki sai yleisarvosanan 4.8/5.0! Palaute oli uskomattoman positiivista ja kaikki, lähes sata osallistujaa kokivat, että tapahtuma oli heille hyödyllinen. Lähes epäuskoisena luen pelkästään positiivista palautetta.

Lue lisää »

Avainsanat: projekti, projektityö, digitalisaatio

Digitalisaatio ja yhteistyö projekteissa

Perjantai 4.3.2016 - Joonas Iivonen, Project-TOP Solutions Oy

Henkilökohtainen kontakti, työkalujen helppokäyttöisyys ja tietoturva ovat tärkeimpiä pointteja projektityön digitalisoitumisessa. Ainakin, jos uskomme Onnistunut Projekti 2016 workshoppien yhteenvetoja.

Lue lisää »

Avainsanat: projekti, projektityö, digitalisaatio

Edellytykset on, missä toimeenpano?

Keskiviikko 11.2.2015 - Reino Myllymäki, CxO Professional Oy

Kansallinen palveluarkkitehtuuri - Digi-Suomen selkäranka? -tapahtumassa se taas kuultiin. Suomen edellytykset digitaalisuuden hyödyntämiseen ovat sekä Digibarometri 2014:n että World Economic Forumin Networked Readiness Index 2014:n mukaan maailman kärjessä. Meillä on parammat mahdollisuudet kuin mitä ymmärrämmekään.

Lue lisää »

Avainsanat: digitalisaatio, sähköinen asiointi, toimintatapamuutokset, tietotekniikan hyödyntäminen