Blogi

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 18: Tee se, mitä olet tekemässä

Tiistai 12.2.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

31.8.1999 myöhään illalla Buenos Airesista Caracasiin suunnannut Boeing 737 -kone ei koskaan päässyt ilmaan. Se päätyi kiitoradan jatkeelle ja tuhoutui lähes täysin. Niin kuin lento-onnettomuuksissa yleensäkin, syitä oli monia. Lentoemäntä kävi juttelemassa ohjaamomiehistön kanssa juuri lentoonlähdön tarkistuslistaa läpikäytäessä ja niin yksi kriittinen asia jäi tarkistamatta: laskusiivekkeet, jotka on otettava ulos myös nousussa, jäivät sisään.

Joskus käy niin, että luulet lähettäneesi viestin, jota vastaanottaja ei ole saanut. Kun viestiä ei löydy lähetettyjen kansiosta, mutta tiedät kirjoittaneesi viestin, saattaa olla, että jokin häiritsi keskittymistäsi ja niin lähetä-nappi jäi painamatta. Viesti löytyy luonnoksista tai ei mistään.

Tavaroita löytyy kummallisista paikoista, jonne olet laskenut ne väliaikaisesti. Dokumentteihin jää kesken jääneitä virkkeitä, joista ei saa kiinni, mitä niitä kirjoittaessaan on ajatellut. Kesken jäänyt blogikirjoitus on mennyt mustaan aukkoon, kun unohdit tallentaa ennen istunnon aikakatkaisua. Alkavaa dementiaa? Ehkä. Mutta usein kysymys on siitä, että tekeminen keskeytyy.

Sille voi vain vähän, että joku toinen keskeyttää sinut ollessasi tekemässä jotain tarkkuutta vaativaa. Avokonttorissa kuulokkeiden päässä pitämisen pitäisi olla tällaisesta merkki, vaan ei kuulemma tehoa ainakaan aina. Joillakin on otsaa tulla jopa keskeyttämään puhelu. Vaan keskeytyksiä syntyy myös omaehtoisesti. Kiinnitämme huomiomme muuhun, kun tulee saapuneesta viestistä ilmoittava merkkiääni, posti kolahtaa postiluukusta tai vauva alkaa itkeä - tai radiosta tulevaan musiikkiin on sotkeutunut ääniä, jotka aivot reagoivat hälytysääneksi.

Eri ihmiset pystyvät keskittymään eri tavoin. Yksilölliseen keskittymiskykyyn vaikuttaa myös kulloinenkin energiataso. Itselläni vaihtelu on suurta. Joskus minua häiritsee pienetkin asiat, joskus ei mikään.

Keskeytyksen riskiä voi pienentää lyhentämällä tehtäviä. Esimerkiksi tämän blogikirjoituksen kykenen kirjoittamaan (yleensä) kerralla, kirjaa en - en edes yhtä kirjan lukua. Keskeytyksen riskiä voi vähentää myös yhteisön pelisääntöjä kehittämällä. Annetaan toisen nyt ainakin kirjoittaa virke loppuun ennen keskeytystä!

Keskeytyksen seurauksia voimme puolestamme vähentää tallentamalla työmme aina lopuksi. Kirjaa kirjoittaessani tai taittaessani aloitan päivän tekemällä dokumentista aina uuden, sille päivälle päivätyn version.

Säälin niitä, jotka eivät ole luotuja avokonttorielämään, mutta joutuvat siellä tekemään töitä.

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 17: Pari hyödyllistä kirjaa

Tiistai 5.2.2019 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki

Joululomat on vietetty ja siinä meni seuraavaa blogikirjoitusta miettiessä koko tammikuukin! Mutta aloillaan ei ole oltu, nimittän on julkistettu kaksi projektien onnistumiseen liittyvää teosta.

Yksi projektien epäonnistumistekijä on se, että tekijät eivät tunne asiakkaan toimintaympäristöä. Mitään mittaustietoa siitä, kuinka usein tämä on johtanut projektin epäonnistumisen polulle, ei ole. Mutta viitteitä on siitä, että erilaiset väärinymmärrykset - suoranaisen ylimielisyyden lisäksi - ovat aiheuttaneet ylimääräistä resurssien kulutusta ja sitä kautta altistaneet projektin epäonnistumiselle. Jos puuttuu yhteinen ymmärrys toimintaympäristöstä ja terminologiasta, aikaa ja rahaa palaa hukkaan.

Tämä on ratkaistu Timo Jokelan uraa uurtavassa teoksessa Kohdemaailma-analyysi - Syvälliseen asiakasymmärrykseen heti kehityshankkeen alussa. Kirjassa kuvataan miellekarttoihin (Mind Map) perustuva menetelmä, jolla asiakkaan toimintaympäristö kuvataan yleensä noin kolmen päivän ponnistuksella niin, että syntyy yhteinen ymmärrys sekä asiakkaalle että kehittäjille.

Kyse ei ole uudesta speksausmenetelmästä. Kohdemaailma-analyysillä ei selvitetä kehitystarpeita tai uuden tietojärjestelmän vaatimuksia, vaan se, millaisessa maailmassa asiakas elää. Millainen hänen toimintaympäristönsä on. Kun tästä syntyy ymmärrys, kehitystarpeiden ja tietojärjestelmien ominaisuuksien speksaaminen on askeleen pari helpompaa.

Lue lisää Kohdemaailma-analyysi-kirjasta

Toinen kirja - tai oikeammin kirjanen - jolla uskon olevan merkitystä projektien onnistumisen kanssa, on kirjoittamani teos Business Case - perustele projektisi hyvin. Latasin kirjaan kaiken relevantin kustannuslaskentakokemukseni ja investointiehdotusten teko-osaamiseni ja kirjoitin kirjan siitä, mitä hyvä business case eli projektin perustelu sisältää ja mitkä ovat parhaat tuntemani käytännöt.

Business Case -kirja nousi Ketterät Kirjat Oy:n vuoden 2019 myydyimmäksi teokseksi jo ennen julkistuspäivää 18.1.2019 ja on pysynyt asemassaan toistaiseksi. Lue lisää Business Case -kirjasta.