Blogi

Kohti onnistunutta kehitysprojektia, osa 2: Mitä ongelmaa ollaankaan ratkaisemassa?

Share |

Maanantai 10.9.2018 - Tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki


rm_200_vaihtoehto2.jpgYksi kehitysprojektin epäonnistumiseen johtaneita juurisyitä on se, että ratkaistaan olematon tai väärä ongelma. Hieman kliseisesti, tilanteeseen voidaan joutua esimerkiksi sitä kautta, että karismaattinen myyjä saa myytyä asiakkaalle tietojärjestelmätuotteensa tai hankitaan jokin vain sen takia, että johtajan klubikaverillakin on sellainen.

Koska yrityksen kehittämiseen käytettävissä olevista resursseista on lähes aina niukkuutta, kannattaa miettiä, mitä ongelmaa niillä lähdetään ratkaisemaan. Olematon tai epäolennainen ongelma jaksaa odottaa ratkaisuaan. Paneudutaan todellisiin ongelmiin.

Usein ongelma esitetään ratkaisun kautta. Tarvitaan uusi ERP tai CRM tai asianhallintaohjelmisto tai joku muu. Silloin ei vielä olla ongelman ytimessä. Helposti kuvitellaan, että uusi järjestelmä tai ohjelmisto ratkaisee ongelmat, mitä ne nyt sitten ovat. Ei se niin päin mene.

Huomattavasti lähemmäs ydintä päästään, kun mietitään, mitkä ovat ne (liike)toiminnalliset ongelmat, jotka kipeimmin kaipaavat ratkaisua. Jos nykyinen tapa toimia on väärä, kuvataan se haluttu uusi toimintatapa, joka toteutuessaan olisi nykyistä tehokkaampi, tuottavampi ja/tai laadukkaampi. Esimerkki:

Asiakaspalveluumme tulee toistuvasti soittoja, joissa kysytään toimituksen tilannetta ja toimitusaikaa. Näiden pyyntöjen selvittäminen vie valtavasti aikaa ja häiritsee myös tuotantoa, koska minnekkään ei ole merkitty, missä vaiheessa tuote on suunniteltu otettavaksi työn alle tai missä vaiheessa sen tekeminen tai toimittaminen on.

Siinä ongelma. Uusi haluttu toimintatapa voisi olla vaikkapa:

Uudessa toimintatavassa jokainen tilaus kirjataan tietojärjestelmään ja sen tekeminen ja toimittaminen suunnitellaan ottaen huomioon asiakkaan kanssa sovitut päivämäärät, tuotannon kapasiteetit ja muiden asiakkaiden tilaukset. Kun tekeminen aloitetaan, se merkitään ylös samoin kuin eri työvaiheiden valmistumiset. Myös toimittaminen suunnitellaan ja dokumentoidaan samaan tapaan.

Tuotannon lisäksi myynnin ja asiakaspalvelun pitää päästä näkemään tiedot. Järjestelmän tulisi hälyyttää, jos asiakaslupauksissa ei tulla pysymään tai myyjältä tai asiakaspalvelijalta tarvitaan toimenpiteitä. Se voisi myös automaattisesti kertoa asiakkaalle esimerkiksi sähköpostiviestillä, missä vaiheessa asiakkaan tilauksen toimittaminen on.

Esitetyt uudet toimintatavat kannattaa koeponnistaa. Onko uusi toimintatapa tehokas? Kuinka paljon se on tehokkaampi kuin nykyinen? Onko toimialoja, joissa samanlainen ongelma on ratkaistu tehokkaalla tavalla? Jos on, miten?

Olisi hyvä, jos onnistuttaisiin löytämään useampi toisistaan poikkeava tapa ratkaista tuo liiketoiminnallinen tarve. Jos ollaan liikkeellä vain yhdellä konseptilla, jokin sitä parempi tai lupaavampi vaihtoehto on todennäköisesti jäänyt huomaamatta.

Siksi rohkaisenkin kaikkia miettimään, mikä se oikea ratkaistava ongelma tai täytettävä tarve on ja kehittämään siihen useamman kuin yhden potentiaalisen ratkaisun, konseptin.

Kirjoittaja, tietokirjailija ja tuottavuusaktivisti Reino Myllymäki, on tutkinut tietojärjestelmäprojektien onnistumista vuodesta 2009 ja julkaissut aiheesta kaksi kirjaa. Hän on myös Tieto- ja viestintätekniikan ammattilaiset TIVIA ry:n hallituksen jäsen ja tietoyhteiskuntatoimikunnan puheenjohtaja.

Avainsanat: onnistunut projekti, johtaminen, kehitystyö, digitalisaatio, technology transfer